Veri Sorumlusu ve Yükümlülükleri

Veri Sorumlusu ve Yükümlülükleri

Kimdir?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 3. maddesinde veri sorumlusu tanımlanmıştır. Kanuna göre veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Tüzel kişiler, kişisel verileri işleme konusunda gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında bizatihi kendileri veri sorumlusu olup, ilgili düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğacaktır. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından bir farklılık bulunmamaktadır.

Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri

1              1. Aydınlatma Yükümlülüğü

Kanun, kişisel verileri işlenen ilgili kişilere bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi edinme hakkı tanımakta ve bu hususları, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ele almaktadır. Buna göre veri sorumlusu, Kanunun 10. maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür:

*Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

*Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

*Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

* toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

*11. maddede sayılan diğer hakları

(11.maddeye göre herkes veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

(a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

  1. b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi etme,
  2. c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

  1. d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini istemee) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  2. f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  3. g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.)

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken dikkat edilmesi gereken usul ve esaslar ise Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ’de düzenlenmiştir. İlgili tebliğe göre;

Veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında aşağıda sayılan usul ve esaslara uyulması gerekmektedir:

  1. a) İlgili kişinin açık rızasına veya Kanundaki diğer işleme şartlarına bağlı olarak kişisel veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.
  2. b) Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir.
  3. c) Veri sorumlusunun farklı birimlerinde kişisel veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir.

ç) Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır.

  1. d) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir.
  2. e) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.
  3. f) Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrıayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.
  4. g) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte vemuğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.

ğ) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

  1. h) Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

ı) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.

  1. i) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.
  2. j) Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.

Veri işleme faaliyetinin ilgili kişinin açık rızasına bağlı olduğu veya faaliyetin Kanundaki diğer bir şart kapsamında yürütüldüğü durumlarda da veri sorumlusunun ilgili kişiyi bilgilendirme yükümlülüğü devam etmektedir. Yani, ilgili kişi, kişisel verisinin işlendiği her durumda aydınlatılmalıdır.

Kanun’un 18.maddesinde aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeyenler hakkında 5.000-TL’den 100.000- TL’ye kadar idari para cezası öngörülmüştür.

2              2. Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler

Kanunun veri güvenliğine ilişkin 12. maddesine göre veri sorumlusu;

*Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,

*Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,

*Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak

ile yükümlüdür.

Veri sorumlusu bu yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi hâlinde, gerekli tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur. Dolayısıyla veri işleyenler de veri güvenliğinin sağlanması için tedbir alma yükümlülüğü altındadır. Buna göre, örneğin veri sorumlusunun şirketine ilişkin kayıtlar bir muhasebe şirketi tarafından tutuluyorsa verilerin işlenmesine ilişkin yukarıda belirtilen tedbirlerin alınması hususunda veri sorumlusu muhasebe şirketiyle birlikte müştereken sorumlu olacaktır.

Kanunda, veri güvenliğine ilişkin olarak ayrıca veri sorumlusuna denetim yükümlülüğü getirilmiştir. Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır. Dolayısıyla, veri sorumlusu bu denetimi kendisi gerçekleştirebileceği gibi, bir üçüncü kişi vasıtasıyla da gerçekleştirebilir.

Öte yandan, veri sorumluları ile kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.

Son olarak, işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.

Veri güvenliğine ilişkin alınacak önlemlerin her bir veri sorumlusunun yapısına, faaliyetlerine ve tabi olduğu risklere uygun olması gerekmektedir. Bu nedenle, veri güvenliğine ilişkin tek bir öngörülememektedir. Uygun önlemlerin belirlenmesinde şirketin büyüklüğü veya cirosunun yanı sıra veri sorumlusunun yaptığı işin ve korunan kişisel verinin niteliği de önemlidir.

Kanun’un 18. maddesinde veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyenler hakkında 15.000-TL’den 1.000.000- TL’ye kadar idari para cezası öngörülmüştür.

3              3. Veri Sorumluları Siciline Kayıt Yükümlülüğü

Veri Sorumluları Sicili (), veri sorumlularının kayıt olmak zorunda oldukları ve veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgileri beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Veri sorumlularının, Kurulun gözetiminde Başkanlık tarafından tutulmakta olan Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları zorunludur. Sicile kayıtlar henüz başlamamıştır. Kanun’un geçici maddesinde sürenin Kurum tarafından belirleneceği ve ilan edileceği belirtilmiştir. Kayıtların başlama tarihi ve süresi kurumun internet sitesinde ayrıca ilan edilecektir. Sicile kayıt başvuruları aşağıdaki hususları içeren bir bildirimle yapılır:

  1. a) Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin ve adres bilgileri.
  2. b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.
  3. c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar.

ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.

  1. d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler.
  2. e) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.
  3. f) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.

Kural olarak, tüm veri sorumlularının Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları gerekmektedir. Kanunun 28. maddesinde istisnalar düzenlenmiştir. Maddeye göre;

“(1) Bu Kanun hükümleri aşağıdaki hâllerde uygulanmaz:

  1. a) Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  2. b) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  3. c) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

ç) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

  1. d) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

(2) Bu Kanunun amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10 uncu, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11 inci ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16 ncı maddeleri aşağıdaki hâllerde uygulanmaz:

  1. a) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  2. b) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş .
  3. c) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

ç) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.”

Sicil’e kayıt olmak zorunda olan veri sorumlusunun kayıt olmaması durumunda ya da kaydın yönetmelikte belirlenen şartları sağlamaması durumunda 20.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası öngörülmüştür. Bu durumlar arasında Sicile kaydın zamanında yapılmaması, kişisel veri işleme faaliyetlerinin eksik ya da yanlış bildirilmesi, olan değişikliklerin zamanında bildirilmemesi gibi durumlar sayılabilir. Kurul idari para cezasının miktarını aykırılığın önemine, veri sorumlusunun özelliklerine göre objektif olarak belirler.

4              4. İlgili Kişiler Tarafından Yapılan Başvuruların Cevaplanması Yükümlülüğü

Veri sorumluları, ilgili kişiler tarafından yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle kendisine iletilen Kanunun uygulanmasıyla ilgili talepleri, niteliklerine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmalıdır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, veri sorumlusu, Kurulca belirlenen tarifedeki ücretleri başvuruda bulunan ilgili kişiden isteyebilir.

Veri sorumlusu, talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ise bu cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusu tarafından bu talebin gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde ise alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.

5              5. Kurul Kararlarının Yerine Getirilmesi Yükümlülüğü

Kurul, şikâyet üzerine veya ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda re’sen görev alanına giren konularda yapacağı inceleme sonucunda bir ihlalin varlığını tespit ederse hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek kararı ilgililere tebliğ eder. Veri sorumlusu, bu kararı tebliğ tarihinden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirmek zorundadır.

Kanun’un 18. maddesinde veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyenler hakkında 25.000-TL’den 1.000.000- TL’ye kadar idari para cezası öngörülmüştür.

6              6. Kişisel , Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi

Yukarıda belirttiğimiz yükümlülüklerin yanında işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığı hallerde kişisel verileri silmek, yok etmek veya anonim hale getirmek de veri sorumlusunun yükümlülüklerindendir. Bunun için ilgili kişinin başvurusu şart değildir. Bununla birlikte, veri sorumlusunun ihmali durumunda ilgili kişinin kişisel verilerinin yok edilmesini, silinmesini veya anonim hale getirilmesini talep etme hakkı bulunmaktadır.

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.