KVKK Kapsamında Personel Özlük Dosyaları

Personel Özlük Dosyalarının işlenmesinde Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun kapsamında, dikkat edilmesi gerekenleri ve VERBİS kayıt sistemi için getirilen yükümlülükler.

Kişisel veriler; kimliği belirlenebilir bir kişiye ait her türlü fiziksel özellikleri, eğitim durumu, aile hayatı, etnik kökeni, cinsel yönelimleri, telefon numarası gibi bilgilerden ibarettir.

Diğer bir tanımla kimliği belirlenebilir kişiye ait her bilgi, kişisel veri olarak değerlendirilir. Bu anlamda personel özlük dosyaları içerik itibariyle çeşitli kişisel verileri barındıran bir evrak olarak değerlendirilmektedir. Dolayısıyla personel özlük dosyaları hazırlanırken Kişisel Verileri Koruma Kanunu yükümlülüklerine dikkat edilmelidir.

Öncelikle ifade etmeliyiz ki, personel özlük dosyası tutma zorunluluğu olan şirket yöneticileri, kişisel verileri koruma kanunu kapsamında veri sorumlusu olarak nitelendirilmektedir. Yazımızın devamında veri sorumlusu deyimi kullanacağız.

Veri sorumluları tarafından dikkat edilmesi gereken hususları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz:

1.Kişisel veriler işlendikten sonra veri sorumlusu tarafından yok edilmelidir. Personel özlük dosyalarının yok edilmesi ise iş ilişkisinin tamamen sonlanmasından itibaren ortaya çıkan bir yükümlülüktür. Dolayısıyla iş ilişkisi, işe ilişkin davalar, arabuluculuk süreçleri devam ettiği sürece özlük dosyasının yok edilmesi yükümü doğmayacaktır.
2.Kişisel veri sahiplerinin, kişisel verilerin işlenmesi konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bir başka deyimle, özlük dosyasında yer alan bilgilerin nerelerde kullanılacağı kesin bir sınırla çizilerek, ilgili işçiye anlatılmalıdır. Uygulamada genellikle “gizlilik sözleşmesi” imzalanarak bu gibi yükümlülükler yerine getirilmektedir.
3.Kişisel verilerin hukuka aykırı bir şekilde işlenmesi önlenmelidir. İnsan kaynakları bünyesinde yapılacak iş ve işlemlerin veri sorumlusu tarafından takip edilmesi bu açıdan önemlidir.
4.Kişisel verilerin muhafazası sağlanmalıdır. Özlük dosyası tutulurken işverenler açısından en önemli yükümlülüklerden birisi dosyanın korunmasıdır. Dosyanın 3.şahıslara karşı muhafazası için alınması gereken ilk önlem, dosyaları belirli bir intizam içinde saklamaktır. Fiziki dosyanın düzenle tutulması yayında, dijital dosyalarında aynı özenle saklanması önem arz eder.
5.Özlük dosyalarının 3. şahıslara açılması durumunda mutlaka veri sahibinin iznine başvurulmalıdır. Gerçekten de uygulamada doğum günü tarihi gibi basit veriler bile hukuki uyuşmazlıklara konu olabilmektedir. Bu nedenle hiçbir veri küçümsenmemeli, veri sahibinin iznine başvurulmalıdır.
6.Veri sorumluları siciline (VERBİS) mutlaka kayıt yapılmalıdır. Veri sorumluları sicili bakanlık bünyesinde halka açık olarak tutulan bir kayıt sistemidir. VERBİS kayıt sistemi üzerine getirilen yükümlülükler, işletmenin büyüklüğüne ve çalışanların sayısına göre değişmektedir.

İşçi özlük dosyaları bugün bütün işyerlerinde tutulması zorunlu olan dosyaların en başında gelmektedir. Zorunluluğun kaynağı, 4857 Sayılı İş Kanunu 75. maddesinden gelmektedir.

Özlük dosyalarının tutulması hem zorunluluğu yerine getirmek hem de işverenlere açısından ispat kolaylığı sağlamak için önem arz eder. Bu nedenle her personelin özlük dosyası, ayrı ayrı dikkatle ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır.

Özlük dosyasının hazırlanması sırasında, özellikle 2016 yılında çıkarılan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunuyla getirilen yükümlülüklere dikkat edilmelidir. Zira özlük dosyaları muhteviyatı itibariyle işçilere ait son derece gizli bilgileri içermektedir.

Kaynak: Avukat Mustafa Mıhcı’nın yazısından alınmıştır.