VERBİS Kayıt
1 – VERBİS’E GİRİŞ
VERBİS’e ilk defa kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi için öncelikle Kurumumuzun internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr adresine giriş yapılması gerekmektedir.
www.kvkk.gov.tr adresinde Anasayfa’nın sağ tarafındaki menüler içerisinde yer alan VERBİS ikonuna tıklanması ile giriş yapılabilecektir.
2 – VERBİS ANASAYFASI
Açılan VERBİ̇S Anasayfa’sında,
– “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” – “Sicile Kayıt”
– “Sicil Sorgulama”
olmak üzere üç bölüm bulunmaktadır.
3 – VERBİS AYDINLATMA METNİ
Kişisel Verileri Koruma Kurumu, veri sorumlularınca VERBİS’e bilgi girişi yapılması esnasında kişisel veri işlemektedir.
6698 sayılı Kanunun 10 uncu maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ gereği aydınlatma metni hazırlanmış olup Şekil 3.1’de gösterilen linke tıklanması halinde ilgili metin görüntülenebilir.
4 – VERİ SORUMLUSU YÖNETİCİ GİRİŞİ
VERBİS’e giriş için öncelikle veri sorumlusunun teyidinin yapılması gerekmektedir. Bunun için de kişisel verilerin korunması alanında veri sorumlusu adına imzaya yetkililerce veri sorumlusunu tanıtan standart bir başvuru formu düzenlenerek Kurumumuza gönderilecektir.
Bu kapsamda öncelikle VERBİS Anasayfada bulunan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklanarak giriş yapılır.
NOT: VERBİS Anasayfa’da yer alan “Sicile Kayıt” butonu ile ilgili açıklamalara 10 uncu Bölümden ulaşılabilecektir.
5 – VERBİS’E İLK KAYIT
“Veri Sorumlusu Yöneticisi Girişi” butonuna tıklanması akabinde gelen ekranda, veri sorumlusuna ait “Kullanıcı Adı ve Parola” bilgileri istenmektedir.
Kullanıcı Adı ve Parola bilgisi almak için öncelikle sol alt tarafta yer alan “Kayıt Olun” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapılması ve akabinde gelen ekranlardaki ilgili alanların gerekli adımlarla beraber ilgili formları doldurarak kayıt işlemlerini tamamlamaları gerekmektedir.
Eğer daha önce bu sayfadaki “Kayıt olun” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapmış ve Kurumumuzca tarafınıza “kullanıcı adı ve parola” iletilmişse sol üst tarafta yer alan “Giriş Yap” butonuna tıklanarak işlemlere devam edilir.
Bu konudaki açıklamalara ilerleyen bölümlerde yer verilecektir.
6 – NİTELİĞİNE GÖRE VERİ SORUMLUSUNUN SEÇİMİ
VERBİS’te veri sorumluları, yükümlülüklerini yerine getirmeleri ile ilgili olarak
Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/ Gerçek Kişi, Yurtdışında Yerleşik Tüzel / Gerçek Kişi, Kamu Kurumu
şeklinde 3 farklı kategoride sınıflandırılmıştır.
Bu üç seçenekten, veri sorumlusunun durumuna uygun olan seçenek seçilerek giriş işlemine devam edilecektir.
7 – YURTİÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL/GERÇEK KİŞİ BİLGİ FORMU DÜZENLEME
7.1. Yurtiçinde Yerleşik Gerçek Kişi Veri Sorumlusu İçin Bilgi Formu Düzenleme
Veri sorumlusu bir gerçek kişi ise öncelikle; “Veri Sorumlusunun VKN/TCKN” alanında, veri sorumlusunun TC Kimlik Numarası veya varsa vergi kimlik numarası manuel olarak yazılır.
Eğer TC Kimlik Numarası yazılmışsa vergi dairesi alanından seçim yapılmadan, diğer alanda sorulmuş olan dört iĢlem bilgisinin cevaplanması ve “Unvanı / Adı Getir” butonuna tıklanması akabinde arka planda Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (MERNİS) sistemine bağlanılır.
Eğer Vergi Kimlik Numarası yazılmışsa vergi dairesi alanından doğru vergi dairesinin seçilmesi, diğer alanda sorulmuş olan dört işlem bilgisinin cevaplanması ve “Unvanı / Adı Getir” butonuna tıklanması akabinde arka planda Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine bağlanılır.
Girişi yapılan bilgilerde bir hata veya eksiklik yoksa “Başarılı” Ģeklinde bir pop-up ekran notu gelmesi akabinde “Veri Sorumlusunun Unvanı” alanına MERNİS’ten veya Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminden otomatik olarak ad / unvan bilgisi getirilir.
VERBİS Girişinde genelde yapılan hataları önlemek için aşağıdaki şekilde bir uyarı ekranı gelmektedir.
VERBİS’e yapılan kayıt başvuruları üzerinde Başkanlığımızca yapılan değerlendirme sonucunda bazı yurt içi veya yurt dışında yerleşik tüzel kişiliğe haiz kuruluşların, kayıt esnasında kendi bilgileri (UNVAN, VERGİ KİMLİK NUMARASI, VERGİ DAİRESİ) yerine görevlendirdikleri veya irtibat kişisi olarak atayacakları gerçek kişinin T.C. kimlik numarası bilgisi girerek hatalı kayıt yaptıkları tespit edilmiştir.
Bu durumda olanların kayıt ve başvuruları geçersiz sayılacağından bu konuda daha dikkatli olunması önerilmektedir.
Yurtiçinde Yerleşik Gerçek Kişi Veri Sorumlusu İçin Bilgi Formu Girişi Ekranı Aşağıdaki gibidir:
Veri Sorumlusu, kurumun bizzatihi tüzel kişiliğidir. Bu nedenle, tüzel kişiliğe ait, Vergi Numarası ve Vergi Dairesi girildiğinde Unvanı otomatik sorgulanarak getirilmektedir. Bu bilgiler doğru girildiğinde, ekrana başarılı şekilde unvan bilgisinin getirildiği mesajı çıkacaktır.
Bu formda önemli bir işlem adres numarası alırken yaşanmaktadır. Adres numarasını bilmiyorsanız https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu linkini kullanmak suretiyle öğrenebilirsiniz.
Veri sorumlusunun adres numarası biliniyorsa bu 10 haneli adres numarası, “Veri Sorumlusunun Adres Numarası” kutucuğuna yazılır.
10 haneli adres numarası bilinmiyorsa Veri Sorumlusunun Adres Numarası kutucuğunun üzerinde yer alan https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu linkine tıklanarak gelen ekranda sol üstte yer alan kutucuklardan il, ilçe, mahalle, köy, sokak, dış kapı ve iç kapı no gibi adres numarasını oluşturan bilgiler şekil 7.1.4’te olduğu gibi girilir ve buradan 10 haneli adres numarası bilgisine ġekil 7.1.5’te olduğu gibi ulaşılır.
Ekrana gelen 10 haneli adres numarası buradan kopyalanarak ġekil 7.1.6’da olduğu gibi Bilgi Formundaki “Adres Numarası” kutucuğuna yapıştırılır veya manuel olarak yazılır.
Başarılı bir Şekilde ad/ unvan bilgisinin sistem aracılığıyla ekrana getirilmesi akabinde “Veri Sorumlusunun E-posta Adresi” ve “Telefon Numarası” bilgileri ġekil 7.1.3 de görüldüğü üzere doğru ve güncel olarak girilir. Bu bilgiler zorunlu alan olarak belirlenmiştir.
Burada girişi yapılan e-posta adresinin, kurumsal elektronik posta adresi olması önerilmektedir. Zira bundan sonraki tüm sisteme girişlerde kullanılacak “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS’e ait tüm bilgilendirmeler de bu adres aracılığıyla yapılacaktır.
Telefon numarası alanına GSM veya sabit hat numarası girilebilecektir. Ancak elektronik posta gönderiminde herhangi bir sorun yaĢanması ihtimali göz önüne alınarak Kurumumuzca SMS gönderilebilmesi için GSM numarası yazılması önerilmektedir.
Tüm bilgiler doğru bir şekilde girildikten sonra, Kaydet düğmesine basılarak, VERBİS Kayıt işlemi tamamlanmış olacaktır.
Bu aşamadan sonra, Kayıt düğmesine basıldıktan sonra çıkan ekranda “Başvuru Formunu Görüntüle” düğmesine basılarak Başvuru Formunun PDF formatlı versiyonu görüntülenir. Bu bir dosyaya kaydedilir.
Eğer başvuru formu düzenlenirken KEP adresi belirtilmişse; sisteme girişteki “Başvuru Formunu Görüntüle” butonuna tıklanarak oluşturulacak PDF formatındaki bilgi formu, KEP adresi aracılığıyla ve “subject” (konu) bölümüne de Kurumumuzca iletilen maildeki “Başvuru Numarası” yazılarak Kurumumuza ait olan KEP adresine (kvkk.verbis@hs01.kep.tr) iletilmesi gerekmektedir.
Eğer başvuru formu düzenlenirken KEP adresi belirtilmemişse; sisteme girişteki “Başvuru Formunu Görüntüle” butonuna tıklanarak oluşturulacak PDF formatındaki bilgi formunun çıktısını alınır, ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığına (Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Balgat/ Çankaya / ANKARA) posta / kargo yoluyla iletilir.
Bu aşamadan sonra Başvuru Formu KVK Kurumu tarandan teslim alındıktan sonra başvuru değerlendirilecek ve başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine en kısa sürede sonuçla ilgili bilgi maili gönderilecektir.
9-VERİ SORUMLUSU YÖNETİCİGİRİŞİ ve İRTİBAT KİŞİSİ ATAMA
Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığınca gerekli incelemeler yapıldıktan sonra, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “Kullanıcı Adı” ve “Parola” gönderimi sağlanır.
VERBİS anasayfasından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklandıktan sonra açılan sayfadan Kullanıcı Adı ve Parola bilgileri girilerek sisteme giriş yapılarak ilkönce “İrtibat Kişisi” atanır.
Gelen ekranda VERBİS’e bilgi giriş yapacak İrtibat Kişisi”ni atamak için sol sütunda bulunan “İrtibat Kişisi” sekmesine tıklanır.
Daha önceden herhangi bir İrtibat Kişisi atanmadığı için “İrtibat Kişisi Bulunmamaktadır” uyarısı gelir ve “İrtibat Kişisi Ata” kutucuğuna giriş yapılarak atama işlemine devam edilir.
İrtibat Kişisi Ata düğmesine basıldığında gelen ekrandan, irtibat kişisi olarak atanacak kişinin TC Kimlik numarası yazılarak Ad ve Soyad bilgilerinin MERNİS sisteminden gelmesi sağlanır. “Başarılı” uyarısıyla getirilen kimlik bilgileri kontrol edilir ve “Kaydet” butonu tıklanarak İrtibat Kişisi atama işlemleri tamamlanır.
10-İRTİBAT KİŞİSİNİN SİSTEME GİRİŞİ
İrtibat Kişisi olarak atanan kişi tarafından VERBİS anasayfada bulunan “Sicile Kayıt” butonuna tıklanarak giriş yapılır.
Daha sonra açılan ekrandan ” e-Devlet ile Giriş” butonuna tıklanır.
İrtibat Kişisi tarafından, herhangi bir kullanıcı adı ve parolaya ihtiyaç duymadan kendisine ait e-Devlet şifresiyle sisteme girilir.
E-devlet şifresiyle sisteme giriş yapıldıktan sonra gelen ekranda sadece MERNİS’ten kimlik bilgileri getirilmektedir. VERBİS’e kayıt işlemine başlamadan önce “Profil” bilgilerinin tamamlanması gerekmekte olup irtibat kişisinin profil durumu tamamlanmadan bildirim aşamasına geçilemeyecektir.
Bu nedenle irtibat kişisi tarafından iletişim bilgileri ve e-posta adresi gibi bazı bilgilerin sisteme girilerek öncelikle irtibat kişisinin eksik bilgileri girilerek profil güncellemesi yapılması ve kaydedilmesi gerekmektedir.
İrtibat kişisinin diğer bilgileri sisteme tanımlanıp kaydedildikten sonra irtibat kişisinin profil bilgileri %100 olması akabinde sol tarafta yer alan menülerde “Veri Sorumlusu” ve “Bildirim” sekmesi gelecektir.
11-İRTİBAT KİŞİSİNİN VERBİS’E BİLDİRİM İŞLEMLERİ
VERBİS’e bilgi girişi için bildirim işlemlerini yapmak üzere İrtibat Kişisi, öncelikle sol sütunda bulunan “Bildirim” sekmesine tıklayarak giriş sağlar. Bu aşamadan sonra Kişisel Veri Envanterinin VERBİS Ekranında Yeni Bildirim Oluştur düğmesine basılarak yapılır.
Daha önce herhangi bir bildirim yapılmamış olduğu için “Yeni Bildirim Oluştur” kutucuğuna tıklanarak devam edilir.
Yazımızın devamını Kişisel Veri Envanteri’nin VERBİS’e Kaydedilmesi başlıklı yazımızdan takip edebilirsiniz.
